La שיתוף פעולה לא מקוון ב-Office וב-Microsoft 365 זה הפך להיות חיוני לכל מי שעובד מרחוק, נוסע לעתים קרובות, או מסתמך על חיבורי אינטרנט לא אמינים. האמרה הישנה "אני לא יכול לעשות כלום בלי רשת" כבר לא תקפה: כיום בהחלט ניתן להמשיך לערוך מסמכים, לתאם צוותים ולאמת רישיונות גם כאשר מנותקים באופן זמני.
במדריך זה נבחן, ברוגע ובפירוט, כיצד להמשיך לעבוד במצב לא מקוון עם Office ו-Microsoft 365מהי בדיוק גישה מורחבת במצב לא מקוון, כיצד היא מוגדרת דרך מדיניות קבוצתית או רישום, מה קורה לעריכה משותפת ב-Word, Excel ו-PowerPoint כאשר אין אינטרנט, כיצד OneDrive, SharePoint, Outlook ו-Teams משתלבים בכל זה, ומה ניתן לעשות אם המנוי שלך נכנס למצב פונקציונליות מופחתת? זה מאפשר לך רק לצפות, לא לערוך..
מה המשמעות של שיתוף פעולה לא מקוון ב-Office וב-Microsoft 365?
כשאנחנו מדברים שיתוף פעולה לא מקוון באופיס אנחנו לא מדברים רק על היכולת לפתוח קובץ בלי אינטרנט, אלא על משהו שאפתני יותר: המשך לעבוד על מסמכים, גיליונות אלקטרוניים, מצגות והערות ללא קישוריות, ובהמשך, לשלב את השינויים הללו עם שאר הצוות, תוך שמירה על היסטוריית גרסאות, שיתוף פעולה והרשאות גישה.
ב-Microsoft 365 זה מושג על ידי שילוב של מספר חלקים: ה- גישה מורחבת לרישיון לא מקוון כדי לשמור על יישומים פועלים במשך חודשים במצב לא מקוון, סנכרון קבצים דרך OneDrive ו-SharePoint, עריכה משותפת בזמן אמת כשאתה שוב במצב מקוון, ומודלים של שיתוף פעולה עם משתמשים חיצוניים (B2B, קבוצת אורחים, איחוד ב-Skype for Business, ו- Microsoft Teams).
הודות לגישה זו, משתמשים שעובדים מהבית, ממקומות מרוחקים, או אפילו ב סביבות מאובטחות ומבודדות ביותר הם יכולים להמשיך להשתמש ב-Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access ורכיבים אחרים של Microsoft 365 כרגיל, גם אם הם עוברים תקופות ארוכות מבלי לראות דפדפן פתוח.
בנוסף, הפלטפורמה מאפשרת למשתתפים שונים - פנימיים או חיצוניים לארגון שלך - לשתף פעולה על אותם קבציםהשתתף בפגישות מקוונות כאשר יש חיבור, שתף מסמכים וקיים שיחות דרך Teams, Yammer או דוא"ל, מבלי שחוסר רשת מדי פעם יחסום את העבודה.
גישה מורחבת במצב לא מקוון באפליקציות Microsoft 365 לעסקים
אחד מעמודי התווך של תפקוד תקין של Office ללא אינטרנט הוא גישה מורחבת במצב לא מקוון של אפליקציות Microsoft 365 לעסקים. תכונה זו מאפשרת למכשיר לשמור על הפעלה תקפה עד 180 יום מבלי להתחבר מחדש לשרתי מיקרוסופט כדי לבדוק את הרישיון.
מצב זה מיועד לפרופילים ספציפיים מאוד: משתמשים שמסתובבים מיקומים עם קישוריות מינימלית או לא קיימת כללצוותים שעובדים ברשתות סגורות מסיבות אבטחה, או אנשי מקצוע שנמצאים חודשים מחוץ לתחום, למשל בקמפיינים בשטח או בים. עבורם, הצורך להתחבר כל כמה ימים יהיה פשוט לא מעשי.
כדי להשתמש באפשרות זו, על הארגון להיות בעל מנוי פעיל לאפליקציות Microsoft 365 ולהתקין לפחות את Office 2002 במחשבי Windows. בנוסף, חיוני שמחלקת ה-IT תאפשר במפורש גישה מורחבת במצב לא מקוון, בין אם באמצעות מדיניות קבוצתית ובין אם על ידי שינוי הרישום.
לאחר הגדרת התצורה, המשתמש יכול להמשיך להשתמש בו כרגיל. וורד, אקסל, פאוורפוינט, אאוטלוק, וואן נוט, פבלישר, אקסס וגם את מהדורות המנוי של Project ו-Visio ב-Windows, מבלי שהמערכת תצטרך אימותים קבועים. הדרישה היחידה היא שמדי פעם, למכשיר תהיה אפשרות ל... לחדש את 180 הימים האלהלמעט בתרחישים שבהם מנוהלת הרחבה ידנית.
מידע ברור לגבי הרישיון מופיע בממשק Office עצמו, בדף חשבון יישומי Microsoft 365: שם המכשיר, תאריך תפוגה וקישור לדף העזרה כדי להאריך או לסקור את הגישה הלא מקוונת, מה שנותן למשתמש שקט נפשי ניכר.
כיצד IT מאפשר גישה מורחבת במצב לא מקוון
משתמש הקצה אינו מפעיל גישה לא מקוונת מורחבת בעצמו; זו מחלקת ה-IT שמכין אותו במהלך פריסת Office. התהליך מתחיל בהתקנת יישומי Microsoft 365 לעסקים במחשבים הזקוקים לו.
לאחר התקנת Office, על הארגון לבחור את האפשרות המתאימה כדי "שימוש מורחב במצב לא מקוון"ניתן לעשות זאת בשתי דרכים: באמצעות מדיניות קבוצתית (GPO), שימושית מאוד בסביבות ארגוניות עם דומיין, או על ידי עריכת מפתחות מסוימים ברישום של Windows, אפשרות מעשית במחשבים מבודדים או בתרחישים שבהם GPOs אינם בשימוש.
לאחר יישום התצורה, העובד מתחבר ל-Windows באמצעות שלו מזהה כניסה לחשבון ארגוני של מיקרוסופט (לשעבר Azure AD), פותח את Word, Excel או יישום Office אחר, ומתבצע אימות הרישיון הרגיל. מנקודה זו ואילך, המחשב מורשה להישאר במצב לא מקוון למשך עד שישה חודשים שמירה על האפליקציות פעילות.
בתוך חלון החשבון של כל אפליקציה, במקטע פרטי המוצר, המשתמש יכול לבדוק במדויק עד לאיזה תאריך ההפעלה במצב מורחב זה תקפה, ולגשת לקישור התמיכה אם הוא זקוק לפרטים נוספים או אם צוות ה-IT ציין שעליו... לחדש את התקופה באופן ידני.
הפעל גישה לא מקוונת מורחבת באמצעות מדיניות קבוצתית
בארגונים בינוניים וגדולים, הדרך הנוחה ביותר לנהל גישה לא מקוונת מורחבת היא באמצעות מדיניות קבוצתיתבדרך זו, ניתן להחיל את התצורה על מאות או אלפי מכשירים באופן מרכזי ועקבי, ללא צורך בהגדרות ידניות מכונה אחר מכונה.
הדבר הראשון שמנהל המערכת צריך לעשות הוא להוריד ולהתקין את קבצי תבניות ניהול של אופיס (ADMX/ADML) תבניות אלה, שעודכנו ממרכז ההורדות של מיקרוסופט, כוללות אפשרויות רישוי, ובפרט את הגדרת השימוש המורחב במצב לא מקוון.
לאחר שהתבניות שולבו בסביבת ה-GPO, עליך לאתר את המדיניות הנקראת "אפשר שימוש מורחב במצב לא מקוון"מדיניות זו, הממוקמת בנתיב תצורת מחשב ← מדיניות ← תבניות ניהול ← Microsoft Office ← הגדרות רישוי, קובעת כמה זמן מכשירים יכולים לפעול ללא אינטרנט.
הפעלת מדיניות זו תגרום לכל המחשבים המושפעים מ-GPO לתמוך במצב רישיון מורחב לא מקוון. מנקודת מבטו של המשתמש, כמעט ואין שינויים נראים לעין. האפליקציות מופעלות באותו אופןעם זאת, המונה הפנימי שקובע מתי הוא נכנס למצב פונקציונליות מופחתת מורחב משמעותית.
אם בכל שלב הארגון יחליט לשנות כיוון, הוא יכול פשוט לחזור לאותה מדיניות, להשבית אותה או להשאיר אותה כ"לא מוגדרת", והמכשירים ידרשו שוב חיבורי אינטרנט תכופים יותר כדי לאמת את המנוי, כפי שהיה במודל הסטנדרטי.
הגדרת גישה לא מקוונת מורחבת באמצעות הרישום של Windows
בסביבות ללא דומיין, עם מעט מכונות, או עם מדיניות ניהול שונות, זה עשוי להיות ישיר יותר הפעל גישה לא מקוונת מורחבת על ידי עריכת הרישוםלמרות שזה דורש יותר טיפול, זוהי אפשרות נתמכת במלואה.
הרעיון הוא להגדיר ערך DWORD ספציפי במפתחות המדיניות של Office. כדי להפעיל את הפונקציונליות, עליך ליצור (או לשנות) את הערך. «מנוי מורחב לא מקוון» ולהקצות אותו 1 בענפים המתאימים של הרישום השולטים ברישיונות אופיס במחשב.
כאשר ערך זה מוגדר ל-1, הלקוח מבין שעליו לאפשר את מנוי מורחב ללא קישוריותאם בעתיד תרצו להפוך את המצב ולחזור להתנהגות ברירת המחדל, פשוט הגדר את אותו ערך ל-0 באותם מפתחות, מה שידרוש בדיקות תכופות יותר שוב.
חיוני לבצע את השינויים הללו עם הרשאות מנהל ואם אפשר, לפעול לפי הליך שתועד על ידי צוותי ה-IT כדי למנוע שגיאות. למרות זאת, בצוותים ספציפיים או בתרחישי בדיקה, גישה זו בדרך כלל מהירה בהרבה מפריסת או שינוי של GPO שלם.
שימוש באופיס כאשר המכשיר מאבד את האינטרנט
לאחר הפעלת גישה לא מקוונת מורחבת, התנהגותו של Office כאשר הרשת קורסת היא די צפויה. אם המחשב מאבד גישה לאינטרנטהיישומים ממשיכים לתפקד עם מלוא התכונות שלהם עד 180 יום מבדיקת הרישיון האחרונה.
כאשר יש מסביב 15 ימים עד לתפוגההמשתמש מקבל התראות בתוך תוכנת Office עצמה המבקשות ממנו להתחבר לאינטרנט כדי לחדש את חשבונו. זה מספק מספיק זמן למצוא רשת Wi-Fi, לחבר כבל Ethernet או פשוט להפעיל נקודה חמה ניידת.
ברגע שהמכשיר מתחבר מחדש, היישומים מתקשרים עם שרתי מיקרוסופט. לחדש את המנוי ומונה 180 הימים יופעל מחדש. כל עוד החברה שומרת על המנוי פעיל, מחזור זה יכול לחזור על עצמו ללא הגבלת זמן.
במקרים קיצוניים, בהם באמת בלתי אפשרי לחבר את המכשיר כל שישה חודשים - כגון ציוד שנפרס ב מתקנים מבודדים ביותר או סביבות צבאיות סגורות מאוד—, מיקרוסופט מציעה מנגנונים נוספים המנוהלים על ידי ה-IT להארכה ידנית של הרישיון הלא מקוון, בהתאם למדיניות הפנימית.
מגבלות ושיקולים של גישה לא מקוונת מורחבת
גישה מורחבת במצב לא מקוון היא עוצמתית מאוד, אך היא לא מכסה לחלוטין הכל. ראשית, לא כל היישומים והתרחישים אלה כלולים, למרות שהרשימה די נרחבת: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access ומהדורות המנוי של Project ו-Visio ב-Windows.
כן, במהלך התקנת Office, הארגון מחליט אל תכלול כל אחת מהאפליקציות הללו (לדוגמה, Access או Publisher) באמצעות פרמטרים כמו ExcludeApp, אפליקציה זו עדיין לא תהיה זמינה גם אם המכשיר תומך במצב לא מקוון מורחב. במילים אחרות, התכונה לא מתקינה שום דבר שלא נפרס במקור.
בעיה חשובה נוספת היא שבזמן שהציוד מנותק הוא לא יקבל אוטומטית תכונות חדשות או תיקוני אבטחהזה מאלץ את מחלקת ה-IT לתכנן תוכנית ספציפית להחלת עדכונים כאשר ישנם חלונות קישוריות, או באמצעות מנגנונים לא מקוונים המוכנים לסביבות מבוקרות מאוד.
בנוסף, כדאי לבדוק מה עדכון ערוץ גרסאות של אפליקציות Microsoft 365 מתקבלות (ערוץ נוכחי, ערוץ ארגוני חודשי, ערוץ ארגוני חצי שנתי וכו'), מכיוון שזמינות גרסה 2002 ואילך - דרישה לגישה לא מקוונת מורחבת - תלויה בדיוק בערוץ זה ובלוח הזמנים של השחרור של מיקרוסופט.
בסופו של דבר, מצב לא מקוון מורחב הוא רק עוד חלק אחד בפאזל גדול יותר. אסטרטגיית ניהול מכשירים מתוכננת היטבוחייבים להתקיים במקביל למדיניות אבטחה, בקרת גרסאות ונהלים ברורים להתקנת עדכונים ולשימוש ביישומים בתרחישים רגישים.
שיתוף פעולה עם משתמשים חיצוניים: B2B, אורחים ופדרציה
שיתוף פעולה מודרני ב-Microsoft 365 אינו מוגבל לעמיתים עם חשבונות פנימיים. ארגונים רבים זקוקים עבודה משותפת עם לקוחות, ספקים ושותפים חיצוניים שאינם חלק מ-Active Directory שלך, ועדיין זקוקים לגישה למסמכים, אתרים או פגישות.
כדי לשתף קבצים ואתרים, SharePoint Online ו-OneDrive for Business הם מציעים שיתוף חיצוני מאובטח, המבוסס על הרשאות מפורטות ומודלי אימות שונים. ניתן להעניק גישה רק למסמכים או ספריות מסוימים, ואף ליצור קישורים עם תאריכי תפוגה או הגבלות עריכה.
בנוגע לתקשורת בזמן אמת, שירותים כגון Skype for Business (בתרחישים מדור קודם) ו-Microsoft Teams הם מאפשרים גישת איחוד וגישה לאורחים. בדרך זו, אנשים מחברות אחרות יכולים להשתתף בצ'אטים, שיחות ופגישות באמצעות הזהות הארגונית שלהם, מבלי שיהיה צורך ליצור עבורם חשבונות פנימיים מסורתיים.
בנוסף לכך, הפונקציונליות של גישת אורח בקבוצות Office 365זה מאפשר להוסיף משתמשים חיצוניים כחברים אורחים לקבוצה כדי שיוכלו להשתתף בשיחות, לצפות בקבצים משותפים ולעקוב אחר פעילות מבלי לפספס פרט, תוך כיבוד מדיניות האבטחה והתאימות שהוגדרה.
גם למנהלים יש דוחות וכלי ניטור שיעזרו להם לבדוק למי יש גישה לכל משאב, לבטל הרשאות במידת הצורך, ולהבטיח שמודל שיתוף הפעולה עם גורמים חיצוניים עומד בכללים הפנימיים ובדרישות הרגולטוריות של המגזר.
עבודה עם מסמכים משותפים במצב לא מקוון: עריכה משותפת וסנכרון
אחת מיתרונותיה הגדולים של Microsoft 365 היא שגם אם אין לכם חיבור רשת ברגע נתון, עדיין תוכלו להמשיך. עבודה על מסמכים משותפים ובהמשך לסנכרן הכל מבלי לאבד שינויים. זה מסתמך בעיקר על OneDrive ו-SharePoint כמאגרי ענן.
בעת פתיחת קובץ המאוחסן ב-OneDrive או בספריית SharePoint מ-Word, Excel או PowerPoint (בין אם במחשב שולחני או בנייד), באפשרותך להמשיך לערוך גם אם החיבור מתנתק. אם אנשים אחרים נוגעים באותו מסמך יחד עם זאת, בזמן שאתה לא מקוון לא תראה את השינויים שלהם וגם הם לא יראו את שלך.
ברגע שתתחברו מחדש, האפליקציות יזהו שיש עדכונים ממתיניםתוכנת הסנכרון של OneDrive מטפלת בהעלאת השינויים שלך ובהורדת השינויים של כולם, גם לאחר שסגרת את תוכנית Office. אם יתמזל מזלך ואף אחד אחר לא ערך את אותם חלקים בקובץ, התהליך יהיה חלק לחלוטין.
אם, לעומת זאת, מספר משתמשים שינו בדיוק את אותו מקטע במהלך תקופת הבלתי מקוונת, יתרחשו הדברים הבאים קונפליקטים בעריכהבמקרים אלה, האפליקציה תודיע לכם ותבקש מכם לבחור איזו גרסה לשמור או כיצד לשלב את השינויים, במקום להחליף את הגרסה מבלי לבקש ולגרום לכם לאבד עבודה של אחרים.
התנהגות זו רלוונטית במיוחד כשעובדים עם תיקיות מסונכרנות מקומית (תיקיות OneDrive האופייניות שאתם רואים בסייר הקבצים). כל מסמך שתשמרו שם יישאר נגיש במצב לא מקוון ויסונכרן אוטומטית עם הענן כאשר המכשיר שלכם יחזור להיות מקוון, תוך שילוב עם Outlook, Teams, SharePoint ושירותים אחרים.
כתיבה משותפת ב-Word: נעילת פסקאות ופתרון סכסוכים
ב-Word, עריכה משותפת שופרה מאוד כך שמספר משתמשים יכולים לכתוב בו זמנית מבלי להפריע זה לזה. בזמן שאתה מחובר, התוכנית מפעילה שינוי קל חסימת פסקאותהפסקה שאתה עורך שמורה זמנית כך שמישהו אחר לא יוכל לשנות אותה בו זמנית בדיוק.
כאשר המכשיר מתנתק ואתה ממשיך לעבוד על המסמך, התיאום בזמן אמת הזה כבר לא אפשרי. זה פותח את הדלת ל... שני אנשים או יותר עורכים את אותה פסקה בפני עצמו. זה בלתי נמנע כשאין תקשורת רציפה עם שרת הענן.
כשאתה שומר את השינויים שלך ומתחבר מחדש, Word משווה את גרסת הקובץ שלך לזו המאוחסנת בענן. אם הוא מזהה שמישהו אחר ערך גם את אותן שורות, הוא יציג... אזהרת התנגשות שמירת כדי שתוכל לבדוק מה השתנה.
מתיבת דו-שיח זו, תוכלו לגשת לתצוגת השוואה של גרסאות התוכן השונות, לבחור איזה טקסט לשמור, למזג תרומות, או, אם אתם מעדיפים, לשמור את הגרסה של האדם השני. זה דומה מאוד לעבודה עם מעקב אחר שינויים, אבל מתמקד ב... לפתור בעיות בו זמנית מבלי להרוס את עבודתם של אנשים אחרים.
למרות שזה עלול להפוך למעצבן במקצת אם זה חוזר על עצמו לעתים קרובות, מערכת זו היא מה ערבויות שהמאמץ של כל חבר צוות יכובד, אפילו בהקשרים של שיתוף פעולה לא מקוון או עם קשרים לא סדירים מאוד.
עריכה משותפת מאובטחת ב-Word, Excel ו-PowerPoint
מעבר למצב לא מקוון, עריכה משותפת ב-Microsoft 365 הופכת מסמכים לסביבת עבודה משותפת ודינמית. ב-Word, זרימת העבודה האופיינית כוללת שמירת הקובץ ב- OneDrive או אתר SharePoint ומשם, השתמשו בכפתור "שתף" כדי להזמין אנשים אחרים.
לחצן זה קיים הן ביישומי שולחן עבודה והן ב-Word באינטרנט, כמו גם בסייר הקבצים של Windows וב-Mac Finder, כך חוויית השיתוף הומוגנית מאודכשאתם מזמינים עמיתים פנימיים או אפילו משתמשים חיצוניים, תוכלו להחליט אם הם יוכלו רק לצפות במסמך או גם לערוך אותו.
כאשר משתמשים שונים יפתחו את הקובץ ויתחילו לעבוד, תראו הסמנים והשינויים שלו כמעט בזמן אמתבהתאם לאופן שמירת השינויים, ניתן גם להוסיף הערות, להגיב לשרשורים ולסמן שיחות כפתורות, תוך שמירה על כל ההקשר בתוך המסמך עצמו.
באקסל, בנוסף לעריכה משותפת בו זמנית, העוצמה של היסטוריית גרסאותמתפריט קובץ ← היסטוריה, ניתן לבדוק מי שינה את חוברת העבודה ומתי, לפתוח גרסאות קודמות כדי להשוות ביניהן ולשחזר אחת במידת הצורך - שימושי מאוד כאשר מספר משתמשים ביצעו שינויים משמעותיים בזמן קצר.
פאוורפוינט, מצידה, מתמקד בהצגה ברורה מי עורך כל שקופית ו תכונות שיתוף פעולה ב-PowerPointבחלק העליון תראו רשימה של משתמשים פעילים, ובלחיצה אחת תוכלו לקפוץ לשקופית שעליה כל אחד עובד. האפליקציה גם משתלבת בצורה חלקה עם Skype או Teams לשיחות קוליות או וידאו מהירות בזמן שאתם מתאימים את המצגת.
Outlook, OneDrive ושיתוף קבצים חכם
לאאוטלוק יש הרבה מה להציע גם בתחום שיתוף הפעולה, במיוחד בכל הנוגע ל... שליחה וניהול של קבצים מצורפיםגרסאות מודרניות נוטשות את הרעיון של שליחת עותקים סטטיים של מסמכים, ונותנות עדיפות לעבודה עם קבצים המאוחסנים בענן.
כאשר אתה מנסה לצרף קובץ, Outlook עשוי להציע העלה אותו באופן אוטומטי ל-OneDrive או לאתר SharePoint במקום לכלול את הקובץ עצמו, הוסף קישור עם הרשאות מנוהלות. בדרך זו, כל הנמענים ייגשו לאותו תוכן, עם שותפות בכתיבה, היסטוריית גרסאות ומבלי למלא תיבות דואר נכנס בעותקים כפולים.
שיפור נוסף הוא הרשימה של קבצים אחרונים שמופיע כשאתה מצרף, מה שהופך את העבודה היומיומית להרבה יותר קלה: המסמכים שעבדת עליהם ממש קודם לכן בדרך כלל נמצאים שם, מה שנמנע מהצורך לנווט בין נתיבים אינסופיים בכל פעם שאתה רוצה לשתף משהו בדוא"ל.
בשילוב עם ה- תיקיות מסונכרנות ב-OneDriveגישה זו מאפשרת לך להמשיך עריכה ויצירת מסמכים במצב לא מקוון וכאשר המכשיר חוזר לאינטרנט, הכל מסתנכרן ברקע והופך לזמין לשיתוף מ-Outlook, Teams, SharePoint או יישומים אחרים, ללא כל מאמץ נוסף מצידך.
מיקרוסופט טימס כמרכז לשיתוף פעולה
עבור ארגונים רבים, Microsoft Teams כעת זהו המרכז המרכזי לצ'אטים, פגישות, שיחות וקבצים. האינטגרציה שלו עם שאר Microsoft 365 הופכת את שיתוף הפעולה לטבעי הרבה יותר, הן עם עמיתים פנימיים והן עם אורחים חיצוניים.
מ-Teams ניתן לנהל שיחות מתמשכות דרך ערוצים או צ'אטים פרטיים, להתחיל שיחות ושיחות וידאו בלחיצה אחת או שתייםניתן לשתף את המסך או להציג מסמכי Office ישירות בפגישה. קבצי ערוץ מאוחסנים בספריות SharePoint, בעוד שקבצי צ'אט פרטיים נשמרים ב-OneDrive, והכל עם תמיכה בעריכה משותפת וסנכרון לא מקוון.
הפלטפורמה מאפשרת גם הזמן משתמשים חיצוניים בצורה מאובטחת לצוותים או ערוצים ספציפיים, כך שיוכלו להשתתף בפעילות היומיומית של הפרויקט מבלי להזדקק להשתלבות מלאה כעובדים. יכולת זו עובדת היטב עם שיתוף חיצוני של SharePoint ו-OneDrive ועם קבוצות Office 365 עם אורחים.
לבסוף, Teams מציעה כרטיסיות הניתנות להתאמה אישית בכל ערוץ, בהן ניתן להצמיד דפי SharePoint, מחברות OneNote, לוחות מחוונים של Power BI ויישומים רבים אחרים, מה שמבטיח שמידע רלוונטי לצוות יהיה זמין תמיד בסביבת עבודה אחת.
SharePoint והקשר שלו עם Teams ו-OneDrive
SharePoint נשאר מנוע תוכן ברוב פריסות Microsoft 365, הוא מאפשר לך ליצור אתרי צוות, אתרי תקשורת, ספריות מסמכים ודפים עם חדשות פנימיות או משאבים מרכזיים עבור פרויקטים.
דף הבית של SharePoint בדרך כלל מציג במבט חטוף את פעילות אחרונה באתר שאליהם אתה שייך, כמו גם קיצורי דרך לאלו שאתה משתמש בהם בתדירות הגבוהה ביותר. זה מאיץ מאוד את תחילת היום מכיוון שזה ממקם אותך במהירות בפרויקטים שיש לך בהישג יד.
האינטגרציה עם Teams היא פשוטה מאוד: מערוץ, ניתן ללחוץ על כפתור "+" כדי הוספת כרטיסייה מסוג SharePoint ובחר את הדף או הספרייה שברצונך להציג. משם, כל חברי הצוות יראו תוכן זה מבלי לצאת מ-Teams, מה שיפחית את הצורך לעבור בין יישומים.
בשילוב עם OneDrive, מודל זה מאפשר גם מסמכים המאוחסנים באתרי SharePoint מסונכרן באופן מקומי במחשבים, מוכנים לעבודה במצב לא מקוון, וכאשר יש חיבור רשת הם משחזרים שיתוף פעולה והיסטוריית גרסאות מבלי שהמשתמש יצטרך לעשות שום דבר מיוחד.
OneNote, Sway ו-Yammer: שיתוף פעולה יצירתי וחברתי
שיתוף פעולה ב-Microsoft 365 אינו עוסק רק ב"מסמכים קלאסיים". כלים כמו OneNote, Sway ו-Yammer הם מספקים רובד יצירתי וחברתי יותר, שנהנה גם מהיכולת לעבוד ללא קישוריות מתמדת.
OneNote עובד כמו מחברת משותפת אידיאלי לפגישות, סיעור מוחות או פרויקטים הכוללים מספר אנשים. כל משתמש יכול לרשום הערות בו זמנית במקטעים או עמודים שונים, עם רישום של מי כתב כל ערך - שימושי מאוד למעקב מאוחר יותר.
Sway מכוון ליצירה מצגות אינטראקטיביות ונרטיבים חזותייםיש לו תכונה בשם "Sways near me" שמאפשרת לשני משתמשים קרובים פיזית לחבר במהירות את המכשירים שלהם ולהתחיל לשתף פעולה באותו תוכן על ידי ניצול הקרבה (לדוגמה, דרך WiFi או Bluetooth).
כאשר אתם מזמינים שותף פעולה קרוב ושולחים את הזמנת השיתוף, שניכם יכולים לערוך את ה-Sway בו זמנית, תוך שילוב תמונות וסרטונים שצולמו מהטלפונים הניידים שלהםזה מאוד פרקטי לתיעוד ביקורי לקוחות, כנסים, אירועים עסקיים או נסיעות עסקיות שבהן החיבור עשוי להיות לסירוגין.
הודות ליכולות השיתוף של iOS, ניתן גם לשלוח Sway ישירות מ- אייפון או אייפד באמצעות דואר אלקטרוני, הודעות, מדיה חברתית או אפילו למחברת OneNote, מה שמפשט את הפצת התוכן שנוצר ללא צורך בתהליכים מורכבים.
Yammer משלים את המערכת האקולוגית הזו בתור ה- רשת חברתית פנימית ארגוניתזה מאפשר לך ליצור קהילות עניין, לאסוף רעיונות מעובדים במחלקות ואזורי זמן שונים, להשיק סקרים, לדון בהצעות ולעקוב אחר יוזמות חוצות תפקידים, והכל תוך שמירה על השיחות במקום אחד נגיש לכל הארגון.
בעיות נפוצות ב-Office 365 במצב לא מקוון ובמצב קריאה בלבד
נושא אחד שמעלה שאלות רבות הוא התנהגותם של אופיס 365 כשאתה עובד במצב לא מקוון ואז מופיעה ההודעה המפחידה: "מוצר ללא רישיון" או "ניתן רק לצפות במסמכים, לא לערוך או לשמור". מספר משתמשים הגיבו על מצב זה: כביכול, מספיק פשוט להתחבר מעת לעת, אך בפועל, יישומים לפעמים נכנסים למצב פונקציונליות מוגבלת מוקדם מהצפוי.
בדגמי מנוי סטנדרטיים (ללא גישה לא מקוונת מורחבת), Office זקוק בדוק את הרישיון מעת לעתזה קורה בדרך כלל כל 30 יום בערך. אם עובר יותר מדי זמן מבלי שהמכשיר יוצר קשר עם שרתי ההפעלה, היישומים מפסיקים לעבוד במלוא הקיבולת ונכנסים למצב שבו הם מאפשרים פתיחת מסמכים רק במצב קריאה בלבד.
כשאתה מתחבר שוב לאינטרנט במצב הזה, הכל חוזר לקדמותו, אבל כשאתה לא מקוון אתה מגלה ש... אינך יכול לערוך או לשמורזה די מתסכל ודוחף חלק מהמשתמשים לשקול לחזור לגרסאות קבועות כמו אופיס 2010.
כדי למזער בעיות אלו, חשוב לוודא שהמנוי פעיל ושהמשתמש מתחבר באמצעות החשבון הנכון המשויך לרישיון ושהמכשיר הצליח להתחבר לפחות פעם אחת במהלך התקופה הצפויה. אם תרחיש העבודה דורש יותר מ-30 יום ללא חיבור, אזי על הארגון לשקול ברצינות את הפעלת ה- גישה מורחבת במצב לא מקוון או להשתמש במודלי רישוי חלופיים המיועדים לסביבות ללא קישוריות.
בפועל, טוב תכנון ניהול IT - הגדרת אילו מחשבים זקוקים למצב מורחב זה, בדיקה תקופתית של סטטוס הרישיון ומתן הוראות ברורות למשתמשים - מספיקים בדרך כלל כדי למנוע את רוב האירועים הקשורים למצב קריאה בלבד בלתי צפוי.
השילוב של רישיונות מוגדרים היטב, סנכרון קבצים עם OneDrive ו-SharePoint, עריכה משותפת ב-Word, Excel ו-PowerPoint, שילוב Outlook, Teams ו-SharePoint, ותמיכה בכלים כמו OneNote, Sway ו-Yammer, הופך את המערכת האקולוגית של Microsoft 365 ל... לאפשר לך להמשיך לשתף פעולה גם כאשר החיבור נכשלתוך שמירה על האבטחה, בקרת הגרסאות והגמישות שעבודה מודרנית דורשת.
