המדריך האולטימטיבי לשימוש בתכונות סקירה ותגובה ב-Word

הפונקציות של סקירה והערה ב-Microsoft Word הם הפכו לכלי חיוניים הן עבור סטודנטים והן עבור אנשי מקצוע העובדים ביצירה ועריכה של מסמכים. אם אתם משתפים פעולה לעתים קרובות בצוותים, סוקרים טקסטים אקדמיים או צריכים לעקוב אחר שינויים בקבצים שלכם, תגלו שהבנת האפשרויות הללו תקל לא רק על עבודתכם היומיומית, אלא גם על עבודתכם השיתופית ועל הפרודוקטיביות שלכם. למרות שמשתמשים רבים מכירים את היסודות, Word משלב סדרה של כלי עזר מתקדמים וטריקים קטנים שיכולים לקחת את חוויית העריכה שלכם לשלב הבא.

במאמר זה, אני מסביר, בצורה ברורה ומקיפה, את כל מה שצריך לדעת על אופן השימוש בסקירה ובהערות ב-Word, הן בגירסת שולחן העבודה והן בגירסת האינטרנט, וכן טיפים מעשיים להפקת המרב מהתכונות הללו. אני כולל נהלים שלב אחר שלב, הבדלים בין תצוגות, אפשרויות להתאמה אישית של התצוגה, ניהול סוקרים ועוד. אם אי פעם הרגשתם אבודים בין בועות תגובות, סימוני תיקון, או סתם רוצים להימנע מטעויות בעת שיתוף הקבצים שלכם, הישארו מעודכנים: הנה המדריך הסופי.

למה מיועדות פונקציות הסקירה והתגובה בוורד?

השימוש העיקרי בכלים אלה הוא להקל על שיתוף פעולה וניטור מסמכים. הם מאפשרים למספר אנשים לעבוד על אותו קובץ, לכל אחד תרומות, הערות והצעות משלו, אשר מובחנות ומתועדות בבירור. בנוסף, הם מספקים א בקרה ומעקב מלא של שינויים (מי עשה מה ומתי) ולעזור במניעת שגיאות לפני הגרסה הסופית.

אילו אפשרויות סקירה והערות זמינות ב-Word?

פונקציונליות הסקירה כוללת מספר תכונות, אך העיקריות שבהן הן:

• תגובותהם מאפשרים לך להוסיף הערות בשולי המסמך, הקשורות לקטע טקסט, כדי להציע, לשאול או לתקן משהו מבלי לשנות את התוכן המקורי.
• שנה שליטהמתעד את כל השינויים שבוצעו (תוספות, מחיקות, עיצוב וכו'), מסמן אותם חזותית כך שיהיה קל להבחין ביניהם ולסקור אותם.
• סקירה מרובת מחברים: עוקב אחר המשתמש שביצע כל שינוי או הערה, כדי להקל על ייחוס ותיאום.
• לוח גרסאות ותצוגותהוא מציע דרכים שונות להמחיש שינויים, החל מהבסיסיים ביותר ועד לניטור מקיף.

כיצד להוסיף ולנהל הערות ב-Word

נתחיל עם הנפוצים ביותר: להוסיף ולנהל הערות. השיטה עשויה להשתנות מעט בהתאם לגרסה, אך השלבים הסטנדרטיים דומים מאוד ב-Word עבור Windows, Mac והאינטרנט.

שלב אחר שלב להוספת תגובה

1. בחר את קטע הטקסט שברצונך להגיב עליו או למקם את הסמן במקום המתאים.
2. עבור לכרטיסייה לסקירה בחלק העליון של Word.
3. בתוך הקבוצה תגובותנְקִישָׁה הערה חדשה.
4. הקלד את תגובתך בשדה שמופיע בשוליים הימניים (או בחלונית ההערות, בהתאם לתצוגה).
5. בגרסאות מודרניות, לחצו פרסם תגובה כדי לאשר (ניתן גם להשתמש ב-Ctrl + Enter או ⌘ + Enter ב-Mac).

ההערה תסומן חזותית ליד הטקסט ותהיה גלויה לכל תורם למסמך.

כיצד להגיב, לפתור ולמחוק תגובות

• אתה תשובה לתגובה על ידי לחיצה על תשובה, אשר יוצר שרשור שיחה, שימושי מאוד בעבודה שיתופית.
• כדי מזהה הערה, בחר את הסמל המתאים (בדרך כלל סימן אישור או האפשרות 'פתור'). פעולה זו מסמנת את השרשור כפתור, למרות שהוא נשאר במסמך למקרה שתרצה לפתוח אותו מחדש.
• כדי למחוק תגובה, לחץ על סמל אפשרויות התגובה (שלוש הנקודות, או פעולות נוספות בשרשור) ובחר 'מחק'.
• ניתן גם לערוך תגובה קודמת על ידי בחירת העיפרון.

הקצאת משימות עם הערות

בגרסאות חדשות יותר ובסביבות ארגוניות של Microsoft 365, ניתן אזכור משתמש באמצעות @name בתוך הערה כדי להקצות משימות או למשוך את תשומת ליבו של מישהו לנקודה ספציפית. על ידי הקלדת @ ובחירת השם, אותו אדם יקבל הודעת דוא"ל. בנוסף, ניתן לסמן את התיבה הקצה ל כדי להמיר את ההערה למשימה.

צפיות בתגובות: הקשריות ורשימה

וורד מציעה שניים פורמטי תצוגה לתגובות:

• תצוגה קונטקסטואליתמציג הערות פעילות מיושרות לשולי המסמך, תוך הסתרת הערות שנפתרו כך שהמוקד יהיה על מה שממתין.
• תצוגת רשימהפותח חלונית צד המציגה את כל התגובות הפעילות והפתורות מקובצות ברשימה כללית. כשלוחצים על אחד מהם, Word מסמן את הטקסט הרלוונטי ומתאים את התצוגה כך שתתאים לו למסך.

ניתן לעבור בין שתי התצוגות מהכרטיסייה לסקירה או באמצעות הכפתור תגובות על הסרט. בדרך זו, תוכלו לבחור אם לראות רק את מה שרלוונטי בכל רגע נתון או לקבל סקירה כללית של כל היסטוריית התגובות שלכם.

כיצד להוסיף תמונות וסמלים לתגובות

במסמכים שיתופיים או טכניים במיוחד, זה עשוי להיות מעניין הוסף תמונות או סמלים בתוך תגובות:

1. מקם את הסמן במקום שבו ברצונך להוסיף את התמונה בתוך התגובה הפתוחה.
2. גש ללשונית הוסף.
3. בחר תמונות ובחרו מהיכן לייבא את התמונה (מהמחשב האישי שלכם, מהענן וכו').
4. עבור סמלים, לחצו על סמלים, בחרו קטגוריה, בחרו את הסמל המייצג בצורה הטובה ביותר את התגובה שלכם ולחצו על הוסף.

מעקב אחר שינויים: כיצד להפעיל, להשתמש ולנהל מעקב אחר שינויים

El שנה שליטה זוהי הפונקציה המובהקת של לתעד את כל מה שקורה במסמך שיתופי. כאן אני מסביר איך לנצל את זה מאפס.

הפעלה וכיבוי של בקרת שינויים

1. לחץ על הכרטיסייה לסקירה.
2. בחר שנה שליטה o שנה מעקב תלוי בגרסה.

מתי זה מופעל, כל שינוי (הוספה, מחיקה, שינוי פורמט וכו') יסומן חזותית במסמך. מחיקות מופיעות בדרך כלל כטקסט עם קו חוצה ותוספות כטקסט עם קו תחתון או צבעוני. כל משתמש יראה את השינויים שלו ואת אלה של אחרים בצבעים שונים אם תגדיר זאת כך.

Si אתה מנטרל מעקב אחר שינויים, Word מפסיק לתעד שינויים חדשים, למרות שסימון קודם ימשיך להופיע עד שתקבל או תדחה אותם.

אפשרויות מתקדמות לשליטה בשינויים

• אתה יכול לבחור עקוב רק אחר השינויים שלך או כל משתפי הפעולה (שימושי לניהול צוות).
• בלשונית לסקירה > שנה שליטה תמצאו את האפשרויות לבחור 'רק שלי' או 'לכל המשתמשים'.
• דרך התפריט הצג מותגים, בחר אם ברצונך לראות שינויי עיצוב, הוספות/מחיקות, הערות, או לסנן לפי סוגי שינויים וסוקר ספציפי.

דרכים שונות להצגת שינויים

• סקירה פשוטהמציג רק קו אדום בשוליים כדי לציין היכן ישנם שינויים, מבלי להציג את הפרטים בטקסט. מושלם לתצוגה נקייה.
• כל הביקורותמציג את כל הסימנים (צבעים, בלונים, קווים), לשליטה מרבית על מה ששונה.
• אין ביקורתמסתיר זמנית את כל סימוני המעקב, ומשאיר את המסמך כאילו כל השינויים היו סופיים (אך לא מוחק את המידע).
• מְקוֹרִי: הצג את הקובץ כפי שהיה לפני התיקונים, ללא סימונים או הערות גלויים. אידיאלי להשוואה עם הגרסה המתוקנת.

ניווט יעיל בין שינויים והערות

כשיש עשרות הערות והצעות, קל ללכת לאיבוד. Word מאפשר מעבר קל ביניהם:

• שימוש הקודם y הבאים בלשונית לסקירה כדי לקפוץ ישירות לשינוי או להערה הקודמים/הבאים.
• El פאנל סקירה (אנכי או אופקי) מציג לכם רשימה מלאה של כל השינויים, אידיאלי לביצוע סקירה סופית או בדיקה שאין ציונים ממתינים.
• ניתן לסנן שינויים לפי סוג עריכה (לדוגמה, להציג רק שינויי עיצוב) או לפי מחבר.

קבל או דחה את השינויים

כדי לסיים את העריכה ולהשאיר את המסמך נקי, חשוב מאוד לקבל או לדחות ההצעות:

1. בחר שינוי ספציפי, לחץ לחיצה ימנית ובחר לקבל o לסרב.
2. ניתן להתקדם במהירות בין השינויים באמצעות האפשרויות לקבל ולהתקדם, לדחות ולהתקדם, או לבחור ב קבל את כל השינויים o דחה את כל השינויים בתפריט הראשי.
3. בשינויים עוקבים, Word מסמן אוטומטית את השינוי הבא לאחר כל פעולה.
4. זכור שעד שתקבל או תדחה סימון תיקון, הוא יישאר גלוי במסמך.

הסר סימוני תיקון והערות לפני הדפסה או שיתוף

הסתרת שינויים אינה מסירה אותם: הסרה לצמיתות של סימוני תיקון והערות, חיוני לעבור את תהליך קבלה/דחייה של שינויים ומחיקת תגובות. אם תדפיסו עם סימונים פעילים, הם יופיעו על הנייר אלא אם כן תעברו אל קובץ > הגדרות הדפסה ולהשבית את 'סימני הדפסה'.

בקרת החלפת מנעולים: הגברת האבטחה בשיתוף פעולה

אם עליך לוודא שאף אחד לא יוכל להשבית שינויים מסומנים או להתערב ברישום ללא אישור, Word מאפשר לך לעשות זאת. בקרת שינוי מנעולים עם סיסמה:

1. מ לסקירהלך ל הגנה > הגנה על מסמך.
2. הגדר סיסמה מאובטחת בשדה המתאים ואשר אותה.
3. כל עוד הפקד נעול, איש לא יוכל להפסיק את מעקב השינויים או לקבל/לדחות שינויים ללא המפתח.
4. כדי לפתוח, חזור על התהליך ובטל את ההגנה על ידי הזנת הסיסמה.

תכונה זו שימושית במיוחד בסביבות מקצועיות בהן נדרשת מעקב ושליטה מוחלטת על זרימת העבודה.

עבודה כצוות ב-Word: סנכרון ושיתוף יעילים

Word מוכן לעבודה שיתופית הודות לשילוב עם onedrive וענן מיקרוסופט 365. שיתוף קובץ מאפשר למספר משתמשים לשתף פעולה בזמן אמת:

• השתמש באפשרות שתף מסמך בחירת האפשרות המתאימה ובחירתה אפשר עריכה כך שמשתפי פעולה יוכלו לשנות אותו באופן פעיל.
• הפעל את מצב סקירה אם ברצונך שכל השינויים יעברו מעקב אוטומטי.
• כל העריכות נשמרות בקובץ אחד, מה שמאפשר זרימת עבודה יעילה יותר ומפחית את הסיכון לשגיאות עקב גרסאות מיושנות.

ניהול שינויים לפי סוג ומשתמש

כלי הסקירה כוללים אפשרויות מתקדמות עבור סנן והצג מותגים בהתאם לצרכים שלך:

• מהתפריט הצג מותגים, באפשרותך לבחור לראות רק עריכות עיצוב, הוספות או מחיקות.
• אם ברצונך להתמקד בהערות של סוקר ספציפי, בחר את שמו והסתיר את השאר.
• מותגים מופיעים עם סימן וי קטן לידם כאשר הם פעילים.

ביקורות על הענן והמכשירים הניידים

תכונות הסקירה וההערות של Word זמינות הן במחשב השולחני והן ביישומים עבור iOS, אייפד, אנדרואיד והאינטרנט. ההבדלים העיקריים הם בדרך כלל בממשק, אך האפשרויות המרכזיות נותרות:

• הוסף והשב לתגובות, צפה בכל התגים ונהל שינויים מכל מכשיר.
• פעולות שיתופיות וסנכרון בזמן אמת פועלים בצורה חלקה אם הקובץ נשמר ב-OneDrive.

מה קורה כשמדפיסים מסמך עם שינויים או הערות?

כברירת מחדל, Word מציע את האפשרות הדפס את המסמך עם או בלי סימנים. אם לא תבטל את האפשרות 'סימוני הדפסה' בהגדרות ההדפסה שלך, כל ההערות והתיקונים יופיעו בגרסה המודפסת. אם עליך לספק עותק נקי, ודא תחילה לקבל/לדחות שינויים ולמחוק הערות.

פאנל סקירה וכלים קשורים אחרים

כדי להקל על הסקירה של מסמך ארוך או מלא הערות, יש את פאנל סקירה (אנכי או אופקי). הוא מספק תצוגה מקיפה של כל הציונים שלך, כולל סיכום של המספר הכולל של הערות והערות ממתינות, מה שמקל על ניהול המשימות לפני סיום הטיפול בגיליון. כאן תוכלו גם לעיין בתגובות שארוכות מדי מכדי שיוצגו במלואן בבלונים בשוליים.

המלצות למשתמשים מתקדמים

• אל תשכחו לנעול את בקרת השינויים באמצעות סיסמה אם אתם עובדים עם מסמכים רגישים או משפטיים.
• השתמשו במסנני משתמשים כדי להתמקד בעריכות של אדם ספציפי ולהאיץ את הבדיקה.
• נצלו את קיצורי המקשים, כגון Ctrl + Alt + M כדי להוסיף הערות במהירות, או Ctrl + Enter לפרסם אותם.
• כדי לבדוק ולנקות מסמכים לפני הגשתם, השתמשו תמיד בלוח הסקירה כדי לוודא שאין סימונים או הערות לא מכוונים.

בעזרת מדריך זה, תלמדו כיצד להשתמש בתכונות הסקירה וליצור הערות ב-Word. שתפו את זה ויותר אנשים ידעו איך לעשות את זה..