הגעתו של Copilot ל-Microsoft 365 חוללה מהפכה באופן שבו אנו מנהלים ומפיקים את המרב מ-SharePoint Online. בין אם אתם מנהלי מערכת, בעלי אתר או משתמשים מתקדמים, סביר להניח שתהיתם כיצד תוכלו למנף את Copilot כדי לנהל, להגן ולמטב את תוכן הארגון שלכם בצורה חכמה ויעילה יותר.
במדריך מפורט זה, תמצאו את כל מה שאתם צריכים לדעת כדי לנהל את SharePoint Online עם Copilot, תוך שילוב הטוב ביותר של ניהול מסורתי עם עוצמת הבינה המלאכותית. נסקור הכל, החל משליטה בפריזת תוכן, הקצאת בעלים, ניקוי אתרים, הגדרת סוכנים והגנה מפני שיתוף יתר, ועד לטריקים מתקדמים יותר של Copilot שיעזרו לכם לשפר את הפרודוקטיביות והשיתוף פעולה בארגון שלכם, שלא לדבר על טיפים לפרטיות ואבטחה.
מדוע Copilot משנה את ניהול SharePoint Online
שילוב Copilot ב-SharePoint Online פירושו עבודה משותפת עם הבינה המלאכותית של Microsoft 365 כדי להפוך משימות חוזרות לאוטומטיות, לייעל זרימות עבודה ולקבל החלטות מושכלות על סמך נתוני הארגון שלך. פרודוקטיביות ויעילות עושות קפיצת מדרגה על ידי היכולת לבקש מ-Copilot ליצור, לסכם או לשלב תוכן, אך כדי שהכל יעבוד כמצופה, חיוני שניהול SharePoint יתוכנן היטב מההתחלה.
לכן, המפתח הוא להכין כראוי את SharePoint, לקבוע מדיניות ניהול מתקדמות, לבדוק הרשאות ולהבטיח את האיכות והרלוונטיות של התוכן., כך ש-Copilot "יבין" ויגש רק למידע הנכון.
עמודי התווך של ניהול מתקדם ב-SharePoint עבור Copilot
ניהול חזק של SharePoint Online הוא הבסיס ל-Copilot להביא ערך אמיתי לעסק שלך. כפי שממליצה מיקרוסופט בתיעוד הרשמי שלה, ישנם שלושה עמודי תווך עיקריים שעליכם לנהל בתשומת לב מיוחדת לפני שילוב Copilot בתהליכי העבודה שלך:
- ניהול הרחבת תוכן: חיוני להימנע משכפול של קבצים, מסמכים ואתרים, ולהבטיח שלכל פיסת תוכן יש מטרה, מבנה קוהרנטי ואנשים מזוהים בבירור שאחראים לה.
- בקרת גישה ושיתוף: הגבלת מי יכול לשתף, לשנות או לגשת למידע היא המפתח להגנה על נתונים רגישים ולמניעת דליפות מקריות. Copilot אמור לראות רק את מה שלכל משתמש יש הרשאה לראות.
- ניהול מחזור חיי תוכן: מסמכים ואתרים מיושנים יכולים לפגוע בחוויית השימוש ולזהם את תוצאות Copilot. שמירה על ניקיון, עדכניות ורלוונטיות היא חיונית.
כיצד למטב את הרחבת התוכן ב-SharePoint
SharePoint יכול לגדול באופן אקספוננציאלי אם לא תקבעו מגבלות וכללים ברורים.זה יכול להוביל לעשרות אתרים כפולים, קבצים שאף אחד לא יודע למה הם מיועדים ובעיות ניהול. כאן עובדים יחד ניהול מתקדם ו-Copilot כדי לייעל את החוויה:
- קובע תהליכים ליצירה וסקירת תוכן: מספק הנחיות לבעלי אתרים ליצור רק את מה שצריך ולבדוק מעת לעת את המסמכים והדפים שהם מנהלים.
- הימנעו משכפול: השתמש בכלי ביקורת ודוחות של SharePoint כדי לזהות תוכן כפול ולנקוט צעדים למיזוג או מחיקה של תוכן מיותר.
- מספק הדרכה ותמיכה: Copilot יכול לעזור לענות על שאלות נפוצות ולהדריך משתמשים ביצירת תוכן יעילה, אך לוודא שכולם מכירים את הכללים הכלליים של הארגון.
שליטה בהרשאות ושיתוף מידע
אחד הסיכונים הגדולים ביותר כאשר Copilot מצטרפת לארגון הוא שהוא עלול לגשת או להפיץ מידע שאסור לו. כברירת מחדל, Copilot מקבל אישור מכל משתמש, אך אם מישהו שיתף משהו יתר על המידה, הבינה המלאכותית תראה גם זאת.עליך לפעול על פי:
הגדרת שיתוף ברמה הגלובלית וברמה של כל אתר
- סקירת אפשרויות שיתוף ברירת מחדל: הגבל שיתוף גלובלי לקישורים עבור אנשים ספציפיים במקום להפעיל את "כולם מלבד משתמשים חיצוניים".
- הסתר הרשאות רחבות: אם אפשר, השבת אפשרויות כמו "כולם" כדי שאף משתמש קצה לא ישתף בטעות יתר על המידה.
- בקשו מבעלי האתרים לטפל בבקשות גישה: בדרך זו אתם מבטיחים שתמיד יהיה מישהו שאחראי על כל פיסת תוכן שמשותף.
כלים לזיהוי וטיפול בשיתוף מוגזם
מיקרוסופט ממליצה להשתמש ב- דוחות מתקדמים ב-SharePoint כדי לזהות אתרים שבהם תוכן משותף באופן מוגזם, דבר שעלול לסכן את האבטחה והניהול. ישנם שני סוגים עיקריים של דוחות:
- דוחות מבוססי פעילות: הם מנתחים את סוגי ההרשאות הנפוצים ביותר באתר (למשל, "כולם מלבד משתמשים חיצוניים", "כל מי שיש לו את הקישור" וכו') ועוזרים לזהות נקודות קריטיות.
- דוחות בסיסיים: הם מעריכים את מספר המשתמשים עם גישה בהשוואה לסף מוגדר, כדי לזהות אתרים החשופים מעל הסף המומלץ. ניתן ליצור אותם. באמצעות PowerShell בעזרת מודול SharePoint Online.
ניפוי שגיאות וניקוי אוטומטיים של אתרים ותכנים
הצטברות של אתרים לא פעילים או תוכן מיושן לא רק מסבכת את הניהול, אלא גם יכולה להשפיע לרעה על התגובות ש-Copilot מספקת.אם ישנם מסמכים או אתרים ישנים שאף אחד לא ניגש אליהם, Copilot עשוי לספק נתונים לא רלוונטיים או לחרוג ממגבלות הפרטיות. לשם כך:
- ביצוע הנחיות לאתרים לא פעילים: ניתן להגדיר כללים שמזהים אוטומטית אתרים שלא ראו פעילות במשך תקופה מסוימת. בעלי אתרים יקבלו התראות ויוכלו לציין אם הם עדיין נחוצים.
- סינון ודיווח בפחות מחמש דקות: SharePoint מאפשר לך ליצור במהירות דוח על אתרים מושבתים, ואתה יכול גם לבקש מ-Copilot לעזור לך לפרש את הנתונים ולהציע פעולות.
- קובע שלבים לחיסול: אם האתרים אינם נחוצים עוד, הפוך אותם לקריאה בלבד והכן אותם לארכיון ב-Microsoft 365, שניתן לאחסן אותם בארכיון למשך 3, 6, 9 או 12 חודשים בהתאם להגדרות שלך.
הקצאה ואימות של בעלי אתרים
חיוני שיהיו לפחות שני בעלים חוקיים לכל אתר. לצורך המשכיות ניהולית וניהולית. הבעלים אחראים על סקירת גישה לתוכן, ניקוי אתרים לא פעילים ותגובה לביקורות אבטחה. מיקרוסופט מספקת לך:
- הנחיות רכוש אתר: ניתן להפעיל מדיניות במצב סימולציה כדי למצוא אתרים ללא מספיק בעלים, ולאחר מכן להפעיל התראות כדי לבקש מהמשתמשים לקחת בעלות.
- עדכון תקופתי: הגדר תזכורות לבדיקת תוקף הבעלים, במיוחד במיקומים קריטיים לעסקים.
בקרת גישה על ידי Copilot
כאשר Copilot עונה לשאילתה, הוא עושה זאת בהתבסס על הגרף של מיקרוסופט וההרשאות של כל משתמש. אבל אם לא תבדקו מי יכול לראות כל מסמך, עלולות להיות לכם הפתעות.כדי לנטר ולשפר זאת, השתמשו ב:
ביקורות גישה לאתר
- בעלי האתרים סוקרים את רשימת המשתמשים וההרשאות: הם יכולים לקבוע האם הגישה מקובלת או שיש להגביל אותה. אם הם מזהים גישה מוגזמת, הם יכולים לתקן זאת על ידי ועדת הביקורת.
- פאנלים מתקדמים לניהול: הם מאפשרים לך לראות את האתרים הפגיעים ביותר במבט חטוף ולנקוט פעולה מהירה לפני ש-Copilot לוקח אותם בחשבון.
מדיניות ספציפית עבור Copilot
- בקרת גישה מוגבלת (RAC): הגבל את הגישה לקבוצות ספציפיות כך שרק הן יוכלו לצפות או לגשת לתוכן באמצעות Copilot.
- תוכן מוגבל (זיהוי): מאפשר לאתר להמשיך לתפקד כראוי, אך מונע את הופעת תוכנו בתוצאות Copilot או בחיפוש ארגוני.
ניהול פרואקטיבי של אתרים קריטיים
ישנם אתרים אשר, מטבעם, דורשים הגנה ובקרה מקסימליים. עבור מקרים אלה, מיקרוסופט ממליצה על אמצעים מגבילים יותר.:
- יש להחיל RAC מתחילת מחזור החיים של האתר.
- השתמש בזיהוי תוכן מוגבל כדי להשאיר את ההרשאות זהות, אך להגן על החשיפה ל-Copilot.
- שקול לחסום הורדות או להגביל גישה למסמכים רגישים ביותר, כולל הקלטות של Teams.
- החל הצפנה עם הרשאות חילוץ על מסמכים קריטיים.
ניהול סוכנים ב-SharePoint עם Copilot
בתוך SharePoint, קופיילוט עובד גם עם מערכת סוכנים שניתן ליצור, לערוך ולשתף על ידי חברי האתר. אלו כלים קטנים ואוטומטיים או אשפים מותאמים אישית המשפרים את ניהול האתר:
ניהול ואישור סוכנים
- כל חבר יכול ליצור סוכנים: משתמשים בעלי הרשאות מתאימות יכולים ליצור סוכנים משלהם ולשתף אותם.
- בעלי האתר מאשרים סוכנים: רק סוכנים מאושרים מופיעים לכל המשתמשים, מה שמבטיח בקרה ואיכות.
- הקצאת סוכן ברירת מחדל: ניתן לבחור איזה סוכן נטען כברירת מחדל עבור כל אתר, מה שמקל על הגישה לתכונות נפוצות.
הסרת וניהול סוכנים
- ניתן למחוק סוכנים בדיוק כמו כל קובץ אחר, על ידי גישה לקובץ .agent ושימוש בתפריט ההקשר.
- למידע נוסף על סוכנים, ישנו תיעוד ספציפי עם שאלות נפוצות וקישורים למשאבים רשמיים.
דרישות ושלבים להפעלת Copilot ב-Microsoft 365
לפני שתוכלו להשתמש ב-Copilot באתרי SharePoint Online, חשוב לוודא ש הארגון שלך עומד בדרישות הרישוי והתצורה:
- רישיון טייס משנה בתוקף: רק משתמשים עם מנוי ל-Microsoft 365 Copilot יכולים לגשת ל-Copilot באפליקציות. חיוני שיהיה משויך אליו החשבון הנכון.
- עבור עסקים, תזדקקו למנוי כמו Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 או F3 עם Copilot מופעל.
- הגדרות פרטיות נכונות: חשוב מאוד שהאפשרויות "חוויות המנתחות את התוכן שלך" ו"כל החוויות המחוברות" יהיו זמינות במקטע הפרטיות של אפליקציות Microsoft 365.
שאלות נפוצות על Copilot ב-SharePoint Online
האינטגרציה של Copilot עם SharePoint מעלה שאלות נפוצות רבות, לכן כדאי לסקור כמה נקודות חשובות:
- היכן מופיע קופיילוט? אם יש לך את הרישיון והתצורה המתאימים, Copilot זמין בכרטיסייה בית ב-Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook, וכן בממשק SharePoint Online עצמו.
- מי יכול ליצור ולהשתמש בסוכנים? כל חבר בעל הרשאות מתאימות יכול ליצור סוכנים, אך אישורם ופרסומם תלויים בבעלי האתר.
- כיצד מתבצעת בקרה על פרטיות ואבטחה? Copilot ניגש רק למה שכל משתמש יכול לראות, אך הגדרת הרשאות ומדיניות היא באחריות מנהל האתר או בעל האתר.
שיפורים קרובים: בינה מלאכותית והתאמה סמנטית
מיקרוסופט עובדת על כלים חדשים מבוססי בינה מלאכותית, כגון התאמה סמנטית, כדי להקל על זיהוי אתרים עם דפוסים או בעיות דומות. זה יאפשר לכם לנתח את כל הסביבה שלכם ולמצוא, הודות לבינה מלאכותית, אתרים אחרים שעשויים להיות בעלי סיכונים או צרכים דומים לאלה שכבר זיהיתם., ובכך לייעל עוד יותר את ניהול המידע וההגנה עליו.
הבנה ושליטה בכל הכלים ושיטות העבודה המומלצות הללו יאפשרו לכם להפיק את המרב מהאינטגרציה של Copilot עם SharePoint Online. ניהול מתקדם, בשילוב עם מדיניות בקרה וניקוי מתאימות, מבטיח חוויה מאובטחת, אופטימלית ופרודוקטיבית הרבה יותר עבור כל המשתמשים., מזעור סיכונים והעצמת בינה מלאכותית כבת ברית אמיתית בעבודה היומיומית. שתפו את המידע ויותר אנשים ידעו על הכלי הזה..