אם אתם מרגישים שהפרודוקטיביות שלכם צונחת בין חלונות, כרטיסיות ויישומים פתוחים בכל מקוםאתם לא לבד. עם קצב העבודה של היום, קל מאוד למצוא שולחן עבודה כאוטי: גיליון אקסל פה, מיילים שם, דפדפן עם עשרים כרטיסיות, וברקע, אפליקציות שאתם אפילו לא זוכרים למה פתחתם.
החדשות הטובות הן ש-Windows משלבת תכונות חזקות מאוד כבר זמן מה כדי לעשות סדר בכל הבלגן הזה: שולחנות עבודה וירטואליים, ריבוי משימות מתקדם ותמיכה במספר מסכיםכאשר משתמשים בהם נכון, הם מאפשרים לך ליצור חללים נפרדים לכל סוג של משימה ולנצל כל סנטימטר של המסך מבלי לאבד ריכוז.
מהו שולחן העבודה של Windows ומהם שולחנות עבודה וירטואליים?
במילים פשוטות, שולחן העבודה הקלאסי של Windows הוא האזור העיקרי שבו אתה רואה את סמלים, שורת משימות, חלונות ויישומיםזהו "מרחב הבסיס" שבו אתה עובד לאחר הכניסה. אבל מאז Windows 10, ובמיוחד ב-Windows 11, מושג זה הורחב עם מה שנקרא שולחנות עבודה וירטואליים.
שולחן עבודה וירטואלי הוא כמו שיש מספר שולחנות עבודה נפרדים באותו מחשבלכל אחד חלונות פתוחים משלו, תוכניות משלו, ואם תרצו, אפילו רקע ושם משלו. החומרה זהה, אבל אתם מארגנים את העבודה שלכם ב"תאים אטומים למים": שולחן עבודה אחד לעבודה, אחר לעניינים אישיים, אחר ללימודים או פרויקטים ספציפיים וכו'.
עם זאת, כדאי לזכור שגם אם יש לכם כמה שולחנות עבודה, כולם שואבים מאותם משאבים. אותם משאבי מערכתאם תמלאו כל שולחן עבודה ביישומים כבדים, הזיכרון והמעבד יסבלו בדיוק כמו אם היה לכם הכל על אחד; הוא פשוט יהיה מאורגן טוב יותר מבחינה ויזואלית.
יתרונות אמיתיים של שימוש בשולחנות עבודה מרובים ב-Windows
כאשר מבינים ומשתמשים בהם נכון, שולחנות עבודה וירטואליים מציעים מגוון יתרונות מעשיים. הם לא רק תכונה "יפה", אלא כלי שנועד... להפחית עומס, לשפר את המיקוד ולארגן את המשימות שלך.
הקשרים נפרדים: עבודה, חיים אישיים, פרויקטים ופנאי
אחת האפליקציות הטובות ביותר של שולחנות עבודה וירטואליים היא לחלק את חיי היומיום שלך למדוריםניתן להקדיש שולחן עבודה אחד אך ורק לעבודה שלכם: מסמכים, CRM, ERP, אפליקציות ניהול, Teams וכו'. בשולחן עבודה אחר ניתן לשמור מדיה חברתית, הודעות אישיות, מוזיקה או משחקים. ואם אתם מנהלים מספר פרויקטים או מחקרים, ניתן להקצות שולחן עבודה שונה לכל אחד מהם.
כך משיגים משהו בעל ערך רב: אתה משנה את שולחן העבודה שלך והמחשבה שלך משנה "מוד"אין לך את כתובת המייל של העבודה שלך בטווח ראייה כשאתה מנהל את החשבונות האישיים שלך, או את וואטסאפ ווב כשאתה מכין דוח חשוב. היא עדיין שם, אבל במקום אחר, בלי להעמיס על כתובת המייל הנוכחית שלך.
יותר סדר, פחות עומס ויזואלי וריכוז טוב יותר
במקום לשוט דרך שורת המשימות עמוסה בסמלים ובשלושים חלונות מוערמיםניתן לשלב שולחנות עבודה וירטואליים עם מנהלי חלונות כדי לארגן טוב יותר את מה שאתם צריכים למשימה שלפניכם. העומס מצטמצם באופן מיידי: אינכם צריכים לנפות ים של חלונות כדי למצוא את הגיליון האלקטרוני או את המכונה הווירטואלית.
יש לכך השפעה ישירה על יכולת הריכוז שלך. אם תשאיר את היישומים של הפרויקט הנוכחי פתוחים רק בשולחן עבודה אחד ותשמור דוא"ל, מדיה חברתית וכלים פחות חשובים אחרים בשולחן עבודה אחר, אתם מפחיתים מאוד את הפיתוי לקפוץ מדבר אחד לאחר מבלי להבין זאת.
ריבוי משימות טוב יותר מבלי לאבד שליטה
שולחנות עבודה מרובים משפרים את חוויית ריבוי המשימות, אך בצורה מבוקרת. לא מדובר בפתיחת דברים נוספים, אלא ב... לארגן טוב יותר את מה שכבר משתמשים בומכיוון שלכל שולחן עבודה יש שורת משימות משלו ומערכת חלונות משלו, המעבר מפרויקט אחד למשנהו הוא פשוט כמו קפיצה משולחן עבודה אחד למשנהו; הכל נשאר בדיוק כפי שהשארת אותו.
עבור אנשי מקצוע שצריכים לעבור בין מספר לקוחות או פרויקטים, או סטודנטים שעוברים בין נושאים, זה שימושי במיוחד: אתם לא מאבדים את הפריסה של החלונות שלכם כשסוגרים או ממזערים, פשוט מחליפים סביבות באמצעות קיצור דרך.
שכבת פרטיות נוספת בעת שיתוף המסך או עבודה במשרד
יתרון נוסף שכמעט ולא דובר עליו הוא סודיותבין אם אתם במשרד, בפגישה מרחוק או משתפים את המסך שלכם, תוכלו לשמור מסמכים רגישים, מיילים פרטיים או מדיה חברתית בשולחן עבודה נפרד מזה שאתם מציגים. בעזרת קיצור דרך פשוט, תוכלו לעבור לשולחן עבודה אחר ולהסתיר באופן מיידי את מה שאתם לא רוצים שיוצג.
כיצד ליצור, לנהל ולהתאים אישית שולחנות עבודה מרובים ב-Windows
Windows 10 ו-Windows 11 הופכים את ניהול שולחנות העבודה הווירטואליים להרבה יותר קל. המפתח הוא הבנת הפונקציה. תצוגת משימות וכמה קיצורי מקלדת שחוסכים לכם לחיצות.
יצירה, שינוי וסגירה של שולחנות עבודה וירטואליים
כדי לפתוח את המסך שבו אתה רואה את כל שולחנות העבודה והחלונות שלך, השתמש בתצוגת המשימות:
- מקש Windows + Tab כדי לפתוח את תצוגת המשימות.
- ניתן גם ללחוץ על סמל תצוגת המשימות בשורת המשימות.
בחלק העליון (או התחתון, תלוי בגרסה) תראו את שולחנות העבודה הקיימים. משם תוכלו:
- צור שולחן עבודה חדש על ידי לחיצה על "שולחן עבודה חדש" או סמל ה-"+".
- עבור לשולחן עבודה אחר פשוט על ידי לחיצה עליו.
- סגירת שולחן עבודה באמצעות X בפינה של המיניאטורה.
אם אתם מעדיפים ללכת אפילו מהר יותר, Windows כולל קיצורי דרך ספציפיים למעבר בין שולחנות עבודה וליצירתם תוך כדי תנועה מבלי לפתוח את תצוגת המשימות:
- Ctrl + מקש Windows + Dצור שולחן עבודה חדש ועבור אליו.
- Ctrl + מקש Windows + חץ ימינה: קופץ לשולחן העבודה הימני.
- Ctrl + מקש Windows + חץ שמאלה: קופץ לשולחן העבודה השמאלי.
- Ctrl + מקש Windows + F4סגור את שולחן העבודה שאתה נמצא בו.
תן שם לכל שולחן ושנה את הסדר שלו
כשמתחילים לאסוף שולחנות עבודה, מומלץ להניח אותם שמות תיאוריים לדעת במבט חטוף מהו מה: "עבודה", "אישי", "פרויקט א'", "פגישות" וכו'. זה חוסך לכם שניות (ובלבול) בכל פעם שאתם עוברים.
כדי לשנות את שמם:
- פתח את תצוגת המשימות באמצעות Windows + Tab.
- לחץ לחיצה ימנית על שולחן העבודה שברצונך לשנות את שמו.
- בחר "שנה שם"הקלד את השם החדש ולחץ על Enter.
באותה תצוגה ניתן גם סדר מחדש את השולחנותלחצו על אחד מהם, החזיקו אותו לחוץ וגררו אותו למיקום הרצוי. זה די שימושי אם אתם רוצים לשמור את הפריטים שבהם אתם משתמשים בתדירות הגבוהה ביותר יחד או בסדר הגיוני (לדוגמה: אישי - עבודה - פרויקט X - פרויקט Y).
רקעים שונים להבדלת סביבות עבודה
טריק ויזואלי יעיל מאוד הוא להקצות טפטים שונים לכל שולחן עבודהכך, במבט חטוף בלבד אתם יודעים באיזה הקשר אתם נמצאים: אולי רקע מפוכח לעבודה, רקע רגוע יותר לפנאי, או צבעים שונים לכל פרויקט.
השלבים פשוטים מאוד:
- פתח את תצוגת המשימות.
- לחץ לחיצה ימנית על שולחן העבודה שברצונך להתאים אישית.
- אליג "בחר רקע" או האפשרות המקבילה.
- במקטע ההתאמה האישית, בחר תמונה (או אפשרות אחרת) ובחר את הרקע הרצוי.
פרט אישי זה, למרות שהוא אולי נראה מינורי, מסייע מאוד לשמור על התודעה הממוקמת בסוג המשימה שרלוונטי בכל רגע נתון.
ניהול חלונות ויישומים על פני שולחנות עבודה
שאלה נפוצה היא כיצד להעביר אפליקציות פתוחות משולחן עבודה אחד לאחר, או כיצד להשתמש באותה אפליקציה על מספר שולחנות עבודה מבלי להיות מוצפים. Windows מטפלת בזה בצורה די טובה.
כיצד להעביר חלון משולחן עבודה אחד לאחר
כברירת מחדל, בעת פתיחת יישום בשולחן העבודה, זה מופיע רק על שולחן העבודה הזה.אם תחליט מאוחר יותר להעביר אותו, תוכל לעשות זאת מתצוגת המשימות:
- פתח את תצוגת המשימות (Windows + Tab).
- רחף עם העכבר מעל שולחן העבודה שבו נמצאת היישום כדי לראות את חלונות התמונות הממוזערות שלו.
- לחצו על החלון שברצונכם להזיז, החזיקו אותו לחוץ וגררו אותו לשולחן העבודה הרצוי.
- שחררו אותו והוא יוקצה לשולחן העבודה החדש.
המערכת הזו עושה פלאים כשאתם מארגנים מחדש את היום שלכם: אתה מעביר את האימייל לשולחן עבודה של "תקשורת".ניתן להשאיר את המכונות הווירטואליות בשרת אחר, או להעביר את ה-VPN והגישה מרחוק לשולחן עבודה ייעודי לחיבורים. אם ברצונך לראות זאת שלב אחר שלב, תוכל להתייעץ כיצד... גרירת פריטים בין שולחנות עבודה ב- Windows.
שימוש באותו יישום על גבי מספר שולחנות עבודה (Windows 11)
ב-Windows 11, מיקרוסופט הלכה צעד קדימה ומאפשרת לך להחליט כיצד יישומים מתנהגים בין שולחנות עבודה שוניםישנן שתי אפשרויות עיקריות:
- הצג רק חלון ספציפי בכל שולחנות העבודה.
- הצג את כל החלונות של יישום זה בכל שולחנות העבודה.
להגדרת התצורה:
- פתח את תצוגת המשימות.
- לחץ לחיצה ימנית על חלון האפליקציה שברצונך להגדיר.
- בחר אם אתה רוצה "הצג חלון זה בכל שולחנות העבודה" o "הצג חלונות של יישום זה בכל שולחנות העבודה".
זה שימושי, למשל, אם אתם רוצים שיהיה לכם נגן המוזיקה שלך גלוי בכל שולחנות העבודהאו אם אתם צריכים לשמור על חלון מסוים (כמו הערות או רשימת בדיקה) נגיש לא משנה באיזה שולחן עבודה אתם נמצאים.
אפשרויות ריבוי משימות: מה שאתה רואה בשורת המשימות וב-Alt+Tab
Windows מאפשר לך גם להחליט כיצד יוצגו חלונות בשורת המשימות ובמתג Alt+Tab בעת שימוש במספר שולחנות עבודה:
- פתח את ההגדרות.
- לך אל מערכת > ריבוי משימות.
- הרחב את הקטע שולחנות עבודה.
שם תוכל להתאים שני דברים חשובים:
- "בסרגל המשימות, הצג את כל החלונות הפתוחים"באפשרותך לבחור לראות רק את החלונות בשולחן העבודה הנוכחי (פחות רעש, יותר מיקוד) או לראות חלונות מכל שולחנות העבודה (נגישים יותר אך עמוסים יותר).
- "הצג את כל החלונות בעת לחיצה על Alt+Tab"בדיוק כמו קודם, ניתן להגביל את Alt+Tab לשולחן העבודה הנוכחי או לאפשר לו להציג את כל מה שפתוח בכל שולחנות העבודה.
אם העדיפות שלך היא ריכוז, זה בדרך כלל משתלם. הגבל את שתי האפשרויות לשולחן העבודה הפעילאם, מצד שני, אתם רוצים גישה מהירה מאוד להכל, גם אם זה אומר יותר הסחות דעת, תוכלו להציג אותם בכל שולחנות העבודה.
קיצורי מקלדת לניהול שולחנות עבודה מרובים
כדי שזה יהיה באמת פרודוקטיבי, חיוני להתרגל ל... קיצורי מקשים בסיסייםאיתם, החלפת שולחנות עבודה או יצירת שולחנות עבודה חדשים היא עניין של אלפיות שנייה.
- Windows + Tab: פותח את תצוגת המשימות (הצגת שולחנות עבודה וחלונות).
- Ctrl + חלונות + D: יוצר שולחן עבודה חדש ומפעיל אותו.
- Ctrl + Windows + חץ שמאלה/ימינה: מעבר לשולחן העבודה הקודם או הבא.
- Ctrl + חלונות + F4סגור את שולחן העבודה הנוכחי.
- Alt + Tab: מעבר בין חלונות, ללא תלות בשולחן העבודה.
ברגע שמפנים את השילובים האלה, מעבר מסביבה אחת לאחרת הוא טבעי כמו החלפת כרטיסיות בדפדפן, אבל עם היתרון הנוסף ש כל קפיצה כרוכה בשינוי הקשר מבוקרלא סתם עוד חלון מונח על גבי זה.
עבודה עם מסך יחיד: להפיק את המרב משולחנות עבודה וירטואליים
אם יש לכם רק צג אחד, שולחנות עבודה וירטואליים הם ממש הצלת חיים. הם מאפשרים לכם לדמות מספר חללים פיזיים מבלי להוציא שקל על חומרה. הרעיון הוא... הקדישו כל שולחן לסוג מסוים של משימה ושמרו עליו נקי ככל האפשר..
לדוגמה, אתה יכול לקבל:
- שולחן עבודה 1: אפליקציות אופיס עיקריות, דפדפן עם כרטיסיות עבודה, מנהל פרויקטים.
- שולחן עבודה 2: דוא"ל, אפליקציית ניהול פנימית, העברת הודעות ארגונית.
- שולחן עבודה 3: מכונות וירטואליות, חיבורים מרוחקים (שרת טרמינל, RDP וכו').
- שולחן עבודה 4: גלישה אישית, רשתות חברתיות, תוכן פנאי.
המפתח כאן הוא שכאשר מחליפים מחשבים שולחניים, מרגישים כאילו "מחליפים הילוך". משתמשים רבים מתארים זאת כ... קליק מנטליניתן לעבור לשולחן העבודה ולהתמקד בו, או לשולחן העבודה של שעות הפנאי ולהתנתק. עם זאת, אם תשאיר את התראות שולחן העבודה מופעלות, הן עדיין יופיעו בשולחנות העבודה האחרים שלך, לכן מומלץ להתאים את ההתראות שלך בקפידה.
מצב ריבוי צגים ב-Windows: רמת הפרודוקטיביות הבאה
אם, בנוסף לשולחנות עבודה וירטואליים, יש לכם אפשרות להוסיף צג נוסף אחד או יותר, תוכלו להגביר משמעותית את הפרודוקטיביות. מחקרים שונים מראים שעם עם שני מסכים, משתמשים עושים פחות טעויות ועובדים מהר יותר.במיוחד במשימות הכרוכות בהשוואת מידע או התייעצות מתמדת עם מקורות.
יתרונות מוכחים של שימוש בשני צגים או יותר
מחקרים של מספר חברות ואוניברסיטאות זיהו שיפורים ניכרים במעבר ממסך אחד לשניים: רוב המשתמשים מעדיף את התצורה הכפולה והם מרגישים בנוח יותר לעקוב אחר משימות, להתייעץ עם נתונים ולקבל החלטות כאשר הם יכולים לצפות במקורות מרובים בו זמנית.
עם שני מסכים ניתן, למשל, לשמור מסמך עבודה על אחד מהם ועל מקורות עיון, דוא"ל או כלי תקשורת מצד שניזה מפחית מאוד את הצורך למזער, למקסם ולהחליף כל הזמן בין חלונות, מה שבתורו מוריד את העלות הקוגניטיבית של "החלפת ההקשר" המפורסמת.
הרחבת שולחן עבודה לעומת שיקוף מסך
בעת הגדרת מספר צגים, חשוב להשתמש ב- מצב שולחן עבודה מורחבלא אפשרות השכפול. שכפול פירושו להציג בדיוק את אותו הדבר על שני המסכים, וזה שימושי במצגות, אבל מבזבז את הפוטנציאל של יותר מקום.
במצב מורחב, כל צג מתנהג כחלק נפרד מ... שולחן עבודה פנורמי גדולניתן למקם אפליקציה אחת על מסך אחד, אחרת על מסך שני, ולהמשיך להשתמש בשולחנות עבודה וירטואליים מעל הכל. שילוב זה (ריבוי מסכים + שולחנות עבודה וירטואליים) עוצמתי במיוחד עבור אלו המריצים יישומים רבים בו זמנית.
צגים תואמים וארגונומיה בסיסית
כדי למנוע את הפיכתו לעינוי, יש לטפל בכמה פרטים פיזיים. באופן אידיאלי, המסכים צריכים להיות... גודל ורזולוציה דומיםכך שהקפיצה החזותית בין אחד לשני לא תהיה לא נוחה. אם הם שונים יותר מדי, העיניים מתעייפות מהר יותר והחוויה נפגעת.
הניחו אותם זה לצד זה עם קצוות עליונים מיושרים התאם אותם למרחק צפייה נוח (בדרך כלל בין 50 ל-100 ס"מ, תלוי בגודל המסך). מקם את הצג הראשי, זה שאתה משתמש בו 70% מהזמן, ישירות מולך, ומקם את הצג המשני מעט הצידה. זה מפחית תנועות צוואר מיותרות ושומר על מידע משני גלוי בראייה ההיקפית שלך.
שילוב של שולחנות עבודה וירטואליים ומסכים מרובים עם ניהול דוא"ל טוב
בעבודות רבות, אחד מגונבי הזמן הגדולים ביותר הוא ה- ניהול דואר אלקטרוניבמיוחד אם אתם מנהלים מספר חשבונות (ארגוניים, אישיים, פרויקטים, רכישות, בנקאות וכו'). יתר על כן, כאשר כל זה מפוזר על פני כרטיסיות, אפליקציות וצגים שונים, תחושת הכאוס מרקיעה שחקים.
בעיית החלפת ההקשר בדוא"ל
מחקרי פרודוקטיביות מצביעים על כך שאנשי מקצוע מבזבזים כמות עצומה של זמן לבד חיפוש מידע המפוזר בהודעות דוא"ל, קבצים מצורפים וכלים שונה. אם נוסיף לכך את העובדה שאנשים רבים בודקים את האימייל שלהם ברגע שקורה הודעה, התוצאה היא יום מלא בהפרעות.
מה שנקרא "החלפת הקשר" (קפיצה מתמדת ממשימה אחת לאחרת) לא רק גוזלת זמן, אלא גם מגבירה את הלחץ ומקשה על חידוש המיקוד. דיווחים מסוימים מעריכים שזה יכול להגיע עד כדי... 40% מזמן הפרודוקטיביות פשוט על ידי העברת המיקוד בין אפליקציות לחשבונות דוא"ל.
פתרונות מאוחדים לתיבת דואר נכנס: אימייל אחד, חשבונות מרובים
דרך אחת להפחית את הטירוף הזה היא להשתמש בלקוחות דוא"ל המציעים תיבת דואר נכנס מאוחדתבמקום ש-Gmail יהיה בכרטיסייה אחת, Outlook באחרת, חשבון הבנק שלך באחרת וכן הלאה, תוכנה אחת מרכזת את כל ההודעות מכל החשבונות.
כלים כמו Mailbird מסתמכים על פרוטוקולים סטנדרטיים כגון IMAP לסנכרון הודעות עם שרתי כל ספק (Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, דומיינים מותאמים אישית וכו'). הכל מוצג יחד כשרוצים לעבוד "בכמות גדולה", אך עם אינדיקטורים ברורים לאיזה חשבון קיבל כל הודעה, ועם אפשרות לסנן לפי חשבון כשצריך לצפות בהן בנפרד.
זה משתלב בצורה מושלמת עם מערך של מספר צגים ושולחנות עבודה וירטואלייםניתן להקדיש צג אחד ו/או שולחן עבודה שלם לתקשורת (דוא"ל, צ'אט, כלי שיתוף פעולה) ולשמור את עבודתכם העיקרית על מסך ושולחן עבודה אחרים.
אסטרטגיות שימוש בדוא"ל כדי למנוע פגיעה בריכוז
מעבר לכלי עצמו, הטריק טמון באופן שבו אתם מארגנים את הזמן שלכם. אסטרטגיה אחת עם הרבה ראיות מאחוריה היא ה... עיבוד בלוקיםסמנו שתיים או שלוש משבצות זמן ביום בלוח השנה שלכם לבדיקת הדוא"ל שלכם (לדוגמה, 9:00, 13:00 ו-16:30) והימנעו מצפייה בו מחוץ לשעות אלה למעט במקרי חירום.
יחד עם זאת, מומלץ להיות אכזריים עם התראות: להשבית אותן. התראות קופצות, צלילים ובלונים לכל דבר שאינו קריטי, במיוחד אם האימייל שלך גלוי על מסך משני. בדרך זו, האימייל שלך נגיש אך לא מפריע כל הזמן לעבודה שלך.
ארגון מתקדם: תגיות, מסננים וכללים כדי לשרוד את הנפח
כדי למנוע מהדוא"ל להפוך למפלצת נוספת שטורפת את הפרודוקטיביות, חיוני להסתמך על מערכות ארגוניות אוטומטיות.
תוויות ותיקיות: ארכיטקטורה הגיונית
שירותים כמו Gmail מאפשרים לך לתייג הודעות עם מספר קטגוריות בו זמנית. זה גמיש יותר ממודל התיקיות הקלאסי, שבו כל אימייל נמצא במיקום אחד. הודעה בודדת יכולה להכיל תגיות כגון... "לקוח X", "חשבונאות" ו"דחוף"ותמצא אותו בקלות בכל אחד מהמסלולים האלה.
עם זאת, יש למצוא איזון: יותר מדי תוויות בסופו של דבר הן הרסניות. הניסיון מראה שתווית כזו עובדת היטב. מספר בינוני של תוויות ראשיות (לדוגמה, פחות מ-20), ובמידת הצורך, כמה תגיות משניות מתוכננות היטב.
מסננים וכללים לאוטומציה של סיווג
מסננים וכללים מאפשרים למערכת לעבד מיילים נכנסים. החל פעולות באופן אוטומטיהעבר אותו לתיקייה, הקצה תווית, סמן אותו כנקרא, העבר אותו לכתובת אחרת וכו'. זה חוסך המון זמן מדי יום ושומר על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה ללא מאמץ ידני מתמיד.
לדוגמה, ניתן לאחסן את כל הניוזלטרים באופן אוטומטי בתיקייה ספציפית ולסמן אותם כנקראו, לשלוח מיילים מלקוח VIP עם תווית והודעה מיוחדות, או למיין חשבוניות ישירות למאגר המיילים של החשבונאות.
כלל שתי הדקות: אל תצברו מיקרו-משימות
יש ליישם את הכלל המפורסם של שתי דקות (משיטת "ממשימות") למייל יעיל בצורה מדהימה: אם ניתן לפתור הודעה בפחות משתי דקות, עושים זאת מיד; אם לא, מתכננים אותה או מאצילים אותה. בדרך זו נמנעים מבדיקת אותו מייל שלוש או ארבע פעמים מבלי לקבל החלטה.
בהגדרות מרובות מסכים ושולחנות עבודה מרובים, זה מתאים בצורה מושלמת: אתה מעבד במהירות את המיקרו-משימות של הדוא"ל על שולחן העבודה/צג התקשורת, וכל מה שלוקח יותר זמן אתה הופך למשימה קונקרטית עבור שולחן העבודה העמוק שלך, מבלי לתת לו למות במגש.
פזור משימות ואפליקציות בצורה חכמה בין שולחנות עבודה ומסכים
כדי להפיק את המרב משולחנות עבודה וירטואליים ומסכים מרובים, פשוט להפעיל אותם זה לא מספיק: אתה צריך תחשבו היטב מה הולך בכל מקום בהתאם לעבודה שלך.
צג ראשי לעומת צג משני
דפוס אחד שעובד היטב, המגובה במחקרי פרודוקטיביות, הוא להקדיש:
- El צג ראשי לעבודה פעילה ומעמיקה (מסמכים, קוד, עיצוב, ניתוח וכו').
- El צג משני תקשורת (דוא"ל, צ'אט, פגישות) או חומרי עזר (תיעוד, תוצאות, מחקר).
כך תוכלו לשמור על המיקוד העיקרי שלכם היכן שהוא צריך להיות, מבלי לאבד מידע משלים או הודעות חשובות באמת. ואם אתם זקוקים לריכוז מקסימלי, תמיד תוכלו... הסתר או מזעור שולחן העבודה/הצג של התקשורת לזמן מה.
שולחנות עבודה המוקדשים לפרויקטים או להקשרים
בשילוב עם האמור לעיל, ניתן להגדיר מספר שולחנות עבודה על כל צג. לדוגמה, על הצג הראשי שלך תוכל:
- שולחן א': פרויקט 1 עם כל המסמכים והכלים שלו.
- שולחן ב': פרויקט 2 נפרד לחלוטין.
ועל הצג המשני:
- שולחן עבודה C: דואר והעברת הודעות.
- שולחן D: תיעוד עיון כללי.
קיצורי מקלדת מאפשרים לך לקפוץ בין פרויקטים או מצבי עבודה מבלי לפתוח מחדש או לסדר מחדש חלונות כל הזמן. במונחים מעשיים, זרימת העבודה שלך הופכת לחלקה וצפויה הרבה יותר..
שיחות וידאו בלי לאבד שליטה על השאר
בתרחישי עבודה מרחוק, מקובל לקיים שיחות וידאו תוך כדי בדיקת דוא"ל, מסמכים או רישום הערות. הגדרה מעשית מאוד היא:
- מסך ראשי: חלון וידאו-קונפרנס גדול, ובמידת הצורך, המסמך שאתם משתפים.
- מסך משני: דוא"ל וצ'אט, הערות, לוח שנה וכל מידע תומך.
אם תוסיף לכך שולחנות עבודה וירטואליים, תוכל לשמור על שולחן עבודה נקי רק עבור שתף את המסך שלך בצורה בטוחה, ואחרים שבהם תוכלו לשמור את ההערות או השיחות הפנימיות שלכם הרחק מעיני המשתתפים.
בסופו של דבר, כל המערכת האקולוגית הזו של שולחנות עבודה וירטואליים, מספר צגים וניהול טוב של דוא"ל והתראות זה לא עניין של שימוש ביותר דברים, אלא של שימוש בחוכמה בהם: הפרדת הקשרים, הפחתת רעש, אוטומציה של משימות חוזרות ונשנות, ושמירת ריכוז למשימות שבאמת חשובות. בעזרת כמה התאמות ראשוניות והרגל של שימוש בקיצורי מקלדת, זרימת העבודה שלך ב-Windows יכולה להפוך מבלבול כאוטי של חלונות למערכת מאורגנת, גמישה, ומעל הכל, הרבה יותר פרודוקטיבית. שתפו את המידע כדי שמשתמשים אחרים יוכלו ללמוד על הנושא.